Як функція обліку робочого часу допомагає уникати помилок із зарплатою

Автоматизований облік робочого часу — це система, яка відстежує, скільки годин працівник фактично працює, коли він приходить на роботу, бере перерву чи йде додому. 

Такі системи інтегруються із програмами для розрахунку заробітної плати, щоб уся інформація передавалась автоматично. І все це — без Excel-таблиць чи ручного підрахунку годин.

Чому облік часу важливий?

Багато хто може подумати: "А чому не можна просто записувати все вручну?". Теоретично можна, але це відкриває шлях до десятків помилок:

1. Юридична відповідальність. Роботодавці мають дотримуватися законодавства, адже порушення караються штрафами.
2. Людський фактор. Навіть досвідчені бухгалтери чи HR-фахівці можуть припуститися помилки через втому або великий обсяг даних.
3. Складність розрахунків. Наприклад працівник працював понаднормово, ще й у святковий день, але взяв два дні відпустки. Вручну це врахувати можна, але ризик пропустити деталі дуже високий.

Результат? Невдоволення співробітників, зайві витрати компанії та зіпсовані робочі відносини.

Як працює автоматизація обліку часу?

Точний підрахунок робочих годин

Система автоматично фіксує початок роботи, перерви та закінчення роботи співробітників, формуючи деталізовану картину відпрацьованого часу.

Відображення відсутностей

Відпустки, лікарняні, відгули чи інші види оплачуваних і неоплачуваних відсутностей враховуються автоматично.

Розрахунок понаднормових годин

Для кожної компанії важливо коректно оплачувати понаднормову працю. Автоматизовані системи враховують час, проведений понад графік, та відповідні коефіцієнти оплати.

Створення звітів

Система генерує зрозумілі звіти для HR-відділу, бухгалтерії та керівництва, показуючи ключові метрики: продуктивність, витрачені години, відсутності тощо.

Як автоматизований облік робочого часу враховує оплачувані відсутності?

Оплачувана відсутність (PTO) — це критично важливий аспект обліку часу, оскільки він безпосередньо впливає на фінансові результати компанії та добробут працівників. Сучасні системи обліку враховують такі типи відсутностей:

1. Відпустки. Щорічні оплачувані дні відпочинку автоматично відображаються в системі, і їхня кількість розраховується залежно від тривалості роботи працівника.
2. Лікарняні. Система враховує як короткострокові, так і довготривалі лікарняні, обчислюючи компенсацію відповідно до законодавства.
3. Спеціальні дні. Відпустка для догляду за дитиною, декрет або інші спеціальні види оплачуваних відсутностей реєструються без додаткового навантаження на HR-відділ.

Розрахунок PTO у системі дозволяє уникнути дублювання даних та помилок у підрахунках.

Автоматизація підходить усім?

Рішення про впровадження автоматизованих систем обліку часу залежить від потреб компанії. Наприклад:

• малі підприємства можуть почати з простих трекерів або мобільних додатків;
• середні та великі компанії зазвичай обирають багатофункціональні HRM-системи, які інтегрують облік часу з іншими процесами.

Таким чином працівники:

• завжди впевнені, що отримують чесну зарплату;
• можуть у реальному часі бачити свій графік і кількість відпрацьованих годин;
• позбуваються зайвого клопоту з табелями чи суперечок із керівництвом.

Компанії:

• заощаджують час HR-фахівців і бухгалтерів;
• знижують ризик юридичних претензій через помилки в розрахунках;
• підвищують рівень довіри серед працівників.

Так, автоматизація обліку робочого часу корисна для всіх.

Як це працює у реальному житті?

Офіс із плаваючим графіком

Працівники приходять у різний час. Завдяки системі обліку роботодавець бачить, хто і коли працював, а зарплата рахується відповідно до фактично відпрацьованих годин.

Виробниче підприємство

Працівники працюють позмінно. Система автоматично враховує нічні зміни, понаднормові години та навіть вихід на роботу у свята.

Дистанційна робота

Співробітники фіксують свій час через мобільний додаток. Ви зайшли на робочий портал, натиснули «Почати роботу» — і час рахується. Завершили завдання? Натиснули «Закінчити» — дані автоматично передані в систему.

Програмне забезпечення для обліку часу та розрахунку заробітної плати: що вибрати?

Обирайте HUMRA, адже це:

• одна вкладка, в якій є все і трошечки більше;
• зрозумілий інтерфейс, доступний для всіх співробітників незалежно від віку;
• фіксація часу роботи з будь-якого пристрою, зокрема для віддалених співробітників;
• захист конфіденційної інформації через шифрування та авторизацію.

HURMA зберігає та автоматизує найважливіше для вашого бізнесу – облік часу, HR-процеси, воронку рекрутингу, оцінку продуктивності та нарахування зарплат. 

Створіть єдину екосистему для вашого бізнесу вже сьогодні – оберіть HURMA System.